Ketika suatu perusahaan/organisasi, terutama perusahaan yang bergerak di bidang trading (perdagangan) atau produksi, maka mereka pasti butuh yang namanya barang, entah itu mau mereka jual, atau mereka pakai untuk produksi sebagai bahan baku. Darimana mereka dapat barangnya ? Pasti mereka beli, 'kan. Untuk itulah adanya suatu prosedur tertentu untuk dapat melakukan pembelian (pengadaan) barang, atau istilah kerennya procurement.
Untuk sebagian perusahaan besar, apalagi yang berada di tingkat enterprise, prosedur untuk melakukan procurement ini tidak bisa sembarangan. Ada beberapa langkah yang harus ditempuh untuk dapat menjalankan proses ini dengan lancar sehingga barang yang diperlukan bisa sampai dengan benar. Di bawah ini merupakan gambaran singkat mengenai proses procurement yang diambil dari buku Integrated Business Processes with ERP Systems.
Di SAP, modul yang spesifik mempelajari tentang proses bisnis dalam procurement yaitu SCM500 berjudul Processes in Procurement. Sebelum masuk ke modul ini, partisipan yang mempelajari SAP perlu belajar tentang dasar dari procurement terlebih dahulu di modul SAP01 (Fundamentals), tepatnya di Unit 4 yaitu Logistics bagian Purchase Order.
Secara umum, bagian gudang mengecek barang yang mereka butuhkan. Apabila terdapat barang yang diperlukan tapi jumlahnya tidak mencukupi, maka mereka akan membuat purchase requisition (pesanan pembelian) kepada bagian purchasing (pembelian). Di SAP, TCode untuk transaksi ini adalah ME51N. Kemudian, PR yang sudah dibuat kemudian dapat direferensikan oleh purchase order yang akan dibuat. Untuk membuat PO, dapat menggunakan TCode ME21N. Singkat cerita, barang yang dipesan pun datang. Untuk dapat menambah stok barang, diperlukan data barang dari goods receipt, yang dapat diinput dengan TCode MIGO. Setelah itu, bagian accounting pun melakukan verifikasi invoice untuk membandingkan invoice yang datang dengan goods receipt yang diterima, agar kuantitas barang beserta nilainya dapat dipastikan cocok. Kemudian, pembayaran pun dapat dilakukan dengan outgoing payment (TCode F-53).
Begitulah kira-kira proses procurement secara singkat yang dilakukan di sistem SAP. Data-data yang diinput terintegrasi antar modul, yaitu modul MM (Material Management) yang menangani data pembelian dengan modul FI (Financial Accounting) yang menangani urusan keuangan dalam pembelian.